Erfolgreich mit hybriden Events

Tipps und Techniken für erfolgreiche hybride Events.

Interessant für Event-Agenturen, Marketing und Vertrieb, Veranstal­ter und Kunden.

Öffnen Sie Ihren Kopf für neue Prozesse und Gedanken, für neue Möglich­keiten in einer digi­ta­len Welt und veränderten Öko­sys­temen.

Schlüsselfaktoren virtueller und hybrider Projekte:

Zukünftige Events auszurichten be­deutet, Gemeinschaftserlebnisse krea­tiv und neu zu denken! Denn wer hier und jetzt etwas wagt wird auch be­lohnt!

Anforderungen an vir­tuell-hybride Veranstal­tungen

Der explosionsartige Anstieg von Webinar-Angeboten und die eben­so einsetzende Ermattung diesbezüglich macht deutlich, dass alternative Formate, kreativ ge­löst, gefunden werden müs­sen.

Dennoch bestimmen bei den neuen hybriden Events – ganz klas­sisch – weiter Zielvorgabe und Budget die zu wählenden Tools, Techniken, Konzepte, Lösungen und Dienstleister! Einige Punkte auf die man dabei schauen sollte:

  • EVENTWEBSITE und EVENT­PLATTFORM
    Sie sollten den Wert der hybri­den / virtuellen Veranstaltung vermitteln, den Veranstal­tungs­plan enthalten, die Acts präsentieren, FAQs enthalten und potenzielle Teilnehmer auf die Registrierung hinwei­sen.
    Eventwebsite und Eventplatt­form sollten in jede IT-Umge­bung, für jeden Browser und jedes Device integriert wer­den können, um auch Live-3D-Objekte, Diskus­sionen und Arbeitsgruppen abstimmen zu können.
  • EVENTREGISTRIERUNGEN und LANDINGPAGES
    Die Registrierung wird das erste Instrument zur Daten­erfassung und damit ent­schei­dend für die Ver­anstal­tung. Bedeutet: Hier braucht es ein exzellentes und belast­bares Teilnehmermana­ge­ment! Die Landingpage hybri­der Events entspricht so weit wie möglich dem Präsenz-Event.
  • EVENT-GUIDE / Mobile EVENT-APPS
    Diese Tools funktionieren auf mobilen Geräten und Web­browsern und sind die wich­tigsten Informa­tions­geber für Teilnehmer.
  • ZIELGRUPPENSPEZIFISCHE Inhalte müssen bei Live- und virtuellen Präsentationen stark aufeinander abge­stimmt werden. Hier kann es sein, dass gleiche Inhalte un­ter­schiedlich aufbereitet und kommuniziert werden soll­ten!
  • REDAKTION
    Aussteuern, Notizen machen, Favoriten-Folien parat halten, Bug fixing .
  • INTERAKTIVE VIDEO KONFE­REN­ZEN / VOICE CHATS
  • AUFZEICHNUNGEN
    Im Nach­gang Inhalte bereit­stel­len . Wichtiger Support und zeit­liches »Ent­stres­sungs­tool« für die Teilnehmenden.
  • VIRTUELLES RAHMENPROGRAMM
    Erlebnisse, Emotionen und Begegnungen in der vir­tuel­len Welt real werden lassen.
  • DATENMANAGEMENT und FEEDBACK-UMFRAGEN
    Sehr gut realisierbar mit aus­ge­suchten Technikpake­ten.
Kommunikation und Vermarktung

Kommunikation und Vermarktung

Mehr ist in diesem Fall auch »Mehr(wert)«:
Seien Sie intensiver und konse­quen­ter in Ihrer Kommunika­tion in allen Phasen der hybriden Veranstal­tung! In Ankündigung und Ver­marktung, im Vorlauf, während der Ver­an­stal­tung und der Nach-Event-Phase.

1. Lassen Sie Teilnehmer mög­lichst früh erste Content-Erfah­rungen machen:
z. B. Themen-/Angebotsauswahl aussuchen können, Registrie­rungs­mög­lichkeiten arrangieren, ebenso technische Bedingungen und das UI/UX kennenlernen zu dürfen.

2. Installieren Sie einen – hoch­wer­tig (!) produzierten – digi­ta­len Event-Guide, der den Teilneh­men­den das »How to« erklärt. Da­durch steigern Sie nachweis­lich Teilnehmerzahl und Conversion:
Wird die Veranstaltung vielleicht einen Gastgeber haben? Dann sollte man ein Einführungsvideo aufnehmen lassen, das die Teil­neh­men­den von Anfang an mit auf die Reise nimmt, Vor­freu­de schürt, Sicherheit gibt, über das Event aufklärt und gleich­zei­tig Humor in die Inhalte mit einflie­ßen lässt.

3. Kommunikation in Form von Aktivierung: Dialoge zwischen den Teilneh­menden ermögli­chen, u. a. durch Erreichbarkeit, auch mit Hilfe von Chats und KI.

4. Deutlich über das installierte, funktionierende Hygienekonzept sprechen!

5. »Drive to Web« spielt in der ganzen Vorbereitungsphase und über alle Kanäle hinweg eine wich­tige Rolle: Über Social Media → LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube …, Print → Fach­zeit­schrif­ten und selbstverständlich → eMail Signatur, Newsletter …

Qualität von Produktion und Konnektivität

Es ist entscheidend einen sehr guten, kompetenten, flexiblen und zu­ver­läs­sigen Content-Produk­tions­partner zu finden. Es gilt: Bewegtbild in bes­ter Qualität!

1. Bild, Ton, Qualität: Kompetenzen sind gefragt!

Wo produziert man
Wann kommt die »Bauch­bin­de«
Wie funktioniert die Regie eines Hybriden-Events
Wie funktioniert die Ausspie­lung

Hier sind Filmproduktionen mit ihrer großen Erfahrung im Pro­du­zieren von Senderformaten erste Wahl: Ihre Kompetenzen liegen in Bild, Ton, Regie, Kamera­führung und Auswahl des technischen Equipments.

2. Risikomanagement

Probeläufe einplanen!
Das Bugfixing verlangt nach guten Technikpartnern und klaren Prio-Listen. Bis zum tatsächlichen Event­start wächst erfahrungsge­mäß die Liste der gefundenen Feh­ler oder der Ver­besserungs­vor­schläge. Hier muss man mit Blick auf die Zeit und die Ressourcen Nerven behalten und klare Prio­ri­täten setzen. Während des Events kann weiter am Bugfixing gear­bei­tet werden.
Auch zugespielte Präsenta­tio­nen testen! Gegebenenfalls kann das »Weiterclicken« der Präsen­ta­tion aus der Redaktion heraus gemacht werden, um technische Probleme im HOME-Bereich des Präsentierenden zu vermeiden.

3. Qualitätssicherung

Es braucht eine technische und redaktionelle Leitung sowie ein Eventmanagement für den Prä­senz­bereich, um eine kon­stan­te Qualität gewährleisten zu können.
→ Keine Bandbreite – kein positi­ves Erlebnis. Keine Verbin­dung – kein Event. Über ein Bundle von Mobile-Anbietern kann beispiels­weise eine unabhängige Band­brei­te erzeugt werden, die eine Übertra­gung des Events sicher­stellt, wenn Streaming oder Strom­ver­sorgung zusam­men­bre­chen sollten.

Same same but different!

Der große Unterschied zu einem Live-Event: Sie haben mit hoher Wahrscheinlichkeit keinen un­mit­telbaren Einfluss auf die Hand­lung der Teilnehmenden.

Virtuelle Teilnehmer lassen sich schneller ablenken, um etwas an­deres zu tun. Sie brauchen mehr »Anreize«, aber auch Unterstüt­zung und die Möglichkeit, das Ver­säumte nachzuholen oder zeitver­setzt streamen zu können.
Newsticker, Erinnerungen, Son­der­in­formationen, persönliche An­rede, emotionalisierendes Sto­ry­telling, Breakout-Sessions, kurze Event- und Vortragsszenarien, span­nende Schnitte...

Same same but different! (2)

Riechen, schmecken, tasten, dabei sein … fällt weg? Nicht ganz.

Kurze Beispiele für machbare Alternativen:

Die »Gefühlswelten« zu den Teilnehmenden bringen, z. B. mit Online-Event-Boxen: Real-virtuel­les gemeinsames Mittagessen, gemeinsames Weintasting mit Weinexperten, gemeinsames Yoga-Break-Out, Gewinnspiele u.v.m.
Netzwerken – Persönliche Ge­sprächsmöglichkeiten in privat gestalteten »Inspiration Rooms«.
Moderatoren als »Gefühlsge­ber«: Im Live-Studio anfassen, rie­chen, schmecken, moderieren und für den Zuschauer »erleben« las­sen.

Check- und Merkliste für Hybride Events

Ihre Check- und Merkliste für hybride Events (1)

 

Welches sind die KPIs für die Veranstaltung?

Werden die Inhalte live, auf Abruf oder als Mix zur Verfügung gestellt?

Was passiert, wenn es Verbin­dungs­probleme gibt? Hier sollten Redun­dan­zen unterschiedlicher Mobilfunkanbieter via Handyup­load eingeplant wer­den, sowie div. Router, gesicherte Stromver­sor­gung etc.

Existieren lineare Internetlei­tungen für Up- und Download?

Kann die Streaming-Band­brei­te gehandelt werden?

24h-Stresstest einplanen, Bug fixes, Fehler-Reporting, Backend-Check, Tele­fon-Hotline einrichten.

Fixe Räume schaffen für Mode­ra­toren, Panelbefragungen, Round­tables oder Keynotes vor Ort (inkl. Green/Blue-Box) – für sauberen Ton, exzellentes Bild und klare Übertragung.

Vorproduktion und/oder Live-Umsetzung: Sind Redner und Simultan­dol­metscher zusam­men­schalt­bar (direkt on Location oder von Remote-Ar­beits­plätzen aus), Videos und Statements, Live-Schalte.

Checkliste für hybride Events

Ihre Check- und Merkliste für hybride Events (2)

 

Auf Dynamik achten: Mindes­tens 2 bis 3 oder sogar freie dyna­mische Kamera­pers­pektiven ein­nehmen.

Wie wichtig ist dem Kunden das Risikomanagement für Aus­fälle? Stichworte hierzu: Redun­dan­zen für Kamera, Licht, Ton, Regie, Mischer, Mo­de­ratoren, Re­dak­tion, Maske etc.? Bei Be­rück­sichtigung aller Punkte muss an dieser Stelle mit höheren Kosten kalkuliert werden.

Schauen, ob man nicht auf be­reits bestehende (Plattform)-Soft­ware­lösungen zurückgreifen kann.

Funktionieren die verwendeten Systeme / Tools für unterschied­li­che Betriebssysteme und auf allen gängigen Browsern? Und sind sie unter­einander kompatibel, um Live-3D-Objekte, Diskussionen und Arbeits­grup­pen abstimmen zu können?

Kurzfristigkeit der Entschei­dun­gen mit einplanen: Was eben noch als hybrider Event geplant war, soll in­nerhalb weniger Tage wegen gesetz­licher Vorgaben o.ä. nun ausschließlich virtuell veran­stal­tet werden.

Auf Vor- und Nachbereitung des Contents Wert legen.

Gibt es vor der Veranstaltung einen Guide, der erklärt, wie man auf der Event-Plattform teilnimmt, Keynotes on-demand oder inte­rak­tiv Sessions besucht? Messaging-Tools verwendet und seine virtuellen Rahmen­pro­gram­me gestaltet? Stichworte hier: Erklärvideos / Helpdesk aber auch Event-Apps, Videowalls, Instagram, Event basierte # etc.

Check- und Merkliste für Hybride Events
Check- und Merkliste für Hybride Events

Checkliste für hybride Events

Ihre Check- und Merkliste für hybride Events (3)

Wie lange werden einzelne Acts dauern? Stichwort hier: Auf­merksamkeits­spanne vorm Bild­schirm von 8 bis max. 30 Minuten beachten.

Welche Hilfsmittel werden die Teilnehmer haben, um sich un­ter­einander zu ver­netzen und Termi­ne zu pla­nen?

Werden für die Online-Veran­stal­tung Gebühren erhoben oder sind diese günstiger oder sind die Events generell so angelegt, dass es einen kostenlosen Zugang gibt?

Wie lange werden On-De­mand-Sessions nach der Veran­staltung verfügbar sein? Wie weit können bisherige Live-Events in einen virtuellen Rahmen übertra­gen werden?

Gibt es im Team Leute, die die tech­ni­schen Aspekte einer virtu­ellen Veranstal­tung unterstüt­zen und verwalten können? Alternativ: Wen können Sie ins Boot holen?

Wie können Sie selbst die Teil­nahme verfolgen? On-site und virtuell?

Checkliste für hybride Events

Ihre Check- und Merkliste für hybride Events (4)
 

Interaktion vor den Bildschir­men , d. h., die Zuschauer durch Aktivierung und Interaktion zum Teil des Ganzen machen!

Live-Experience im Publikum , d. h., die anwesenden Gäste nicht zu Live-Statisten werden lassen!

Physische Laufwege vs. Traffic Flow bedenken.

DSGVO – Datensicherheit, Da­ten­integrität, Zugangs­manage­ment und Verschlüsselung, Hand­ling und Auswertung der Daten­kom­plexität. Daten sind die ein­zige Möglich­keit, den Erfolg von Veranstal­tungen zu belegen. Die Messung des Engagements und die Erfassung von Teilnehmer­daten sind Grundvo­raussetzung, den ROI einer Veranstaltung nach­zuweisen. (Besuchertracking, Be­su­cherführung, Raumauf­teilung etc.).

Hygienesicherheit , Umluftent­kei­mer, Teilnehmermonitoring, portable Abstands­halter, Perso­nenzählung (Rot-Grün-Ampel), Tempe­ra­tur­mes­sung, u. ä.

Check- und Merkliste für Hybride Events

Zu guter Letzt:
Weiterentwickeln, verwerfen und wieder neu justieren!

Diese Zeiten zeigen, wie wertvoll echte Gruppenerlebnisse für Men­schen und Unternehmen sind. Und bleiben.

»Digital« schafft den Austausch von Daten, Fakten und Geschich­ten, die einen bequemeren und effizienteren Zugang zu einer grö­ßeren Zahl von Kunden, Stake­holdern und Influenzern ebnen. »Digital« ermöglicht span­nen­de Informationserlebnisse, Branding und Storytelling. »Digital« kann aber nicht allein die Sehnsucht nach zwischenmen­schlicher Nähe stillen.

Deshalb: Die Eventbranche wird sich neu erfinden (müssen): Live. Digital. Hybrid.

Der Aufwand, den es kostet, ist zu­ge­gebenermaßen größer als bis­her und im ersten Mo­ment auch an­stren­gender. Aber Sie werden belohnt werden durch neue Pers­pektiven, neue Ideen, neue Erleb­nisse und neue Ergeb­nis­se!

Die Inspiration für eine spannende Zukunft wird schließlich nicht da­raus entstehen, dass wir uns im Kreis drehen und immer wieder fragen, wo wir in der Vergangen­heit hätten mehr leisten sollen.

Für Ihr Unternehmen

Trauen Sie sich, Ihre Zukunfts­musik zu spielen! Wir hel­fen Ihnen mit einem strategischen Konzept und mo­der­nen Umset­zungs­pro­zessen, inspirierende, aktivie­rende und außergewöhnliche Events auf die Bühne zu bringen. Gerade auch dann, wenn es noch etwas Über­zeugungs­kraft für die Ent­schei­der braucht.

Nutzen Sie die Chan­cen der Digi­ta­lisie­rung und beo­bach­ten Sie die Welt. Sie wollen mehr darüber erfahren wie erfolgreich hybride Events entwickelt und realisiert werden können? Kontaktieren Sie unsere New Business Expertin von SMD, Sabine Schrader.

Fragen kostet nichts!

Neugier ist auf jeden Fall die allererste Tugend, die für das richtige Mindset qualifiziert.

Wir unterstützen Sie bei allem Weiteren: marketing@smd.com.de

SMD. THE CREATiVE HOUSE.

Über SMD. Wir sehen uns nicht ein­ge­schränkt als darmstädter  Kreativ­agen­tur, Markenagentur, Digitalagentur, Design­agentur, Werbeagentur oder Strategie­agen­tur.

Unsere Experten helfen und unter­stützen Sie strategisch, kreativ und digital Ihre Marke sichtbar zu machen und Ihr Unter­nehmen, Ihre Produkte oder Leistungen er­folgreich zu vermarkten.

SMD. THE CREATiVE HOUSE. fühlt sich Unterneh­men, Verbänden und Insti­tu­tio­nen in Rhein/Main, Frankfurt, Mann­heim, Darmstadt, Wiesbaden, Offenbach, Groß-Ge­rau u.v.m. eng verbunden. Darüber hinaus arbeiten wir seit mehr als 20 Jahren mit unseren überre­gio­nalen Kun­den aus, u.a. München, Berlin, Stutt­gart, Ham­burg, Bris­bane (Aus) und Texas (USA) immer wieder enthusiastisch, gerne und erfolg­reich zusammen!

Geteilte Freude ist die schönste Freude